Kompletan vodič za QuickBooks za Mac: instalacija, podešavanje i napredna upotreba

Ako radite na Mac računaru i potrebno je da vam računovodstvo funkcioniše besprijekorno, evo praktičnog vodiča kako da od samog početka koristite QuickBooks. Objasnit ću kako instalirati, aktivirati, konfigurirati, održavati i, ako je potrebno, popraviti instalaciju. i na macOS-u i njegovom Windows ekvivalentu, jer mnogi računari svakodnevno koriste oba sistema.

Fokus je na QuickBooks Desktopu za Mac i njegovoj cloud alternativi, QuickBooks Online, s jasnim, direktnim i jednostavnim pristupom. Ideja je da vam omogućimo dobar početak i izbjegnemo bilo kakva iznenađenja s vašim podacima. zahvaljujući sigurnosnim kopijama, dobro konfiguriranim dozvolama i urednim procedurama.

Šta je QuickBooks Desktop i zašto se isplati koristiti ga na Macu?

QuickBooks Desktop je veteran i robustan računovodstveni softver dizajniran za mala i srednja preduzeća, freelancere i finansijske odjele kojima je potreban red u prodaji, kupovini, bankarstvu, porezima i obračunu plata. Na Macu se ističe svojom stabilnošću, performansama i potpunom kontrolom nad lokalnom instalacijom.Ovo je nešto što mnoge kompanije preferiraju u odnosu na 100% rješenja zasnovana na oblaku.

Ako niste sigurni između izdanja, obično ćete otkriti da vam Pro, Premier ili Enterprise najbolje odgovaraju, ovisno o veličini i složenosti vašeg poslovanja. Odabirom pravog izdanja od samog početka izbjegavaju se nepotrebne migracije u budućnosti. i pruža funkcije kao što su inventar, kontrola korisnika ili napredni izvještaji kada vam zaista zatrebaju.

Za one koji rade fleksibilno i imaju distribuirane timove, QuickBooks Online je vrlo solidna alternativa. Pored ključnih funkcija Postavke kompanije, Kontni plan, Kupci i dobavljači, Fakture, Računi, Izvještaji i Platni spisakOmogućava vam rad s bilo kojeg mjesta samo uz pomoć preglednika.

Kontrolna lista prije instalacije: 10 provjera

Pet minuta provedenih u validaciji vašeg okruženja uštediće vam sate kasnije u borbi protiv grešaka. Pripremite ove stvari prije nego što se obratite instalateru i izbjeći ćete uska grla

1. Zahtjevi sustava: Na službenoj Intuit web stranici provjerite jesu li vaša verzija macOS-a, RAM i raspoloživi prostor kompatibilni s izdanjem QuickBooks Desktop for Mac koje ćete instalirati; ako radite na Windowsu, provjerite i CPU, .NET i zavisnosti.
2. Poslovne potrebe: Razmislite o tome da li ćete koristiti inventar, projekte, analitičke izvještaje ili više korisnika istovremeno. Ovo će odrediti odgovarajuće izdanje.
3. Ispravna izmjena: Pro, Premier ili Enterprise, ovisno o obimu i operativnoj složenosti. Odmah to učiniti sprječava traumatske promjene.
4. Ručna dozvola: Zabilježite broj proizvoda i broj aktivacijske licence. Čuvajte ih na sigurnom i zaštićenom mjestu.
5. Korisnici i dozvole: Definišite ko ulazi i u kojoj ulozi: vlasnik, računovođa, administracija itd. Kontrola pristupa je ključna.
6. Prethodna sigurnosna kopija: Napravite sigurnosnu kopiju važnih informacija prije instaliranja ili ažuriranja. Provjerena sigurnosna kopija je vaša sigurnosna mreža.
7. stabilna veza: Trebat će vam internet za preuzimanje, validaciju licence i primjenu zakrpa.
8. Dozvola administratora: Instalirajte s privilegovanim računom na macOS-u (i na Windowsu ako je primjenjivo).
9. Prethodne verzije: Ako ćete vršiti nadogradnju, provjerite kompatibilnost i koristite čarobnjaka za migraciju za datoteku vaše kompanije.
10. Osnovna formacija: Ako prvi put koristite računovodstveni softver, pregledajte terminologiju i tokove rada. Službeni resursi za učenje QuickBooksa su veoma korisni.

Ako vagate troškove i povrat ulaganja online opcije, pogledajte ovaj resurs: Troškovi i profitabilnost u QuickBooks Online-u. To će vam pomoći da shvatite modele pretplate i povrat ulaganja..

Korak-po-korak instalacija na Macu (i ekvivalentima na Windowsu)

Instalacija je jednostavna ako slijedite redoslijed. Ne zatvarajte čarobnjaka niti prekidajte vezu dok se sve ne završi kako bi se izbjegle nepotpune datoteke.

1. Provjerite kompatibilnost: Idite na službenu stranicu za svoje izdanje i potvrdite da vaš macOS, RAM i slobodni prostor ispunjavaju zahtjeve (na Windowsu također provjerite CPU i komponente).
2. Kupite licencu: Kupite ga od Intuita ili ovlaštenog distributera, odaberite broj korisnika i pažljivo čuvajte proizvod i licencu.
3. Preuzmite instalater: Sa svog Intuit računa preuzmite instalacijski program za Mac (ili instalacijski program za Windows ako je primjenjivo). Pobrinite se da odaberete pravu platformu.
4. Pokrenite instalater: Na Mac računaru otvorite .dmg datoteku i prevucite QuickBooks u Aplikacije; na Windowsu dvaput kliknite na .exe datoteku i slijedite čarobnjaka.
5. Prihvati ugovor: Bez prihvatanja uslova, proces se ne nastavlja ni u jednom sistemu.
6. Tip instalacije: Express za sigurno korištenje ili Custom ako trebate mijenjati opcije (posebno na Windowsu). U slučaju sumnje, Express je bolji..
7. Unesite licencu: Pažljivo zapišite brojeve proizvoda i licence tačno onako kako su navedeni na računu o kupovini.
8. Lokacija: Na macOS-u se nalazi u Aplikacijama; na Windowsu možete ostaviti zadanu putanju kako biste olakšali buduća ažuriranja.
9. Sačekaj da se završi: Pustite da kopira i registruje komponente bez prekida. Ovo može potrajati nekoliko minuta.

Kada završite, kliknite na Zatvori/Završi. Na Macu otvorite QuickBooks iz Launchpada ili Aplikacije. Prvo pokretanje može potrajati malo duže za pripremu okruženjaAko želite službenu dokumentaciju, evo korisničkog vodiča za Mac: preuzmite PDF.

Ručno deinstalirajte i ponovo instalirajte QuickBooks Desktop

Kada nešto ne radi ispravno, potrebno je popraviti ili izvršiti čistu ponovnu instalaciju. Pročitajte cijeli postupak prije početka i napravite sigurnosnu kopiju datoteka vaše kompanije. kako bi se izbjegle strahove.

Deinstaliranje programa

• Windows: Pritisnite Windows + R, upišite Kontrolna ploča i pritisnite Enter. Idite na Programi i funkcije > Deinstaliraj program, odaberite svoju verziju QuickBooks Desktopa i odaberite Deinstaliraj/Promijeni. Slijedite upute.
• Ako se opcija ne pojavljuje u Windowsu: Odjavite se i ponovo se prijavite s administratorskim računom. Visoke privilegije su obavezne.
• macOS: Zatvorite QuickBooks, otvorite Finder > Aplikacije i prevucite QuickBooks u Smeće. Zatim idite na Idi > Idi u mapu i označite ~/Biblioteka/Podrška aplikacijama/ i ~/Biblioteka/Postavke da biste uklonili sve preostale Intuit/QuickBooks datoteke ako podrška to preporučuje; ispraznite Smeće.

Nakon deinstalacije, ponovo pokrenite. Ponovno pokretanje briše zaglavljene procese i otključava sistem prije ponovne instalacije.

Preimenujte mape (Windows) ili očistite preostale datoteke (Mac)

• Windows: Pomoću programa File Explorer pronađite mape QuickBooks i preimenujte ih s nastavkom .old kako biste nametnuli nove putanje tokom ponovne instalacije. Tipične putanje:

1. C:\\ProgramData\\Intuit\\QuickBooks (godina)
2. C:\\Korisnici\\(korisnik)\\AppData\\Local\\Intuit\\QuickBooks (godina)
3. C:\\Programske datoteke\\Intuit\\QuickBooks (godina)
4. C:\\Program Files (x86)\\Intuit\\QuickBooks (godina) u 64 bita

• macOS: Za temeljito čišćenje, provjerite ~/Library/Application Support/Intuit/ i ~/Library/Preferences/ i premjestite sve povezane datoteke u smeće prema uputama podrške. Pazite da ne izbrišete svoju .qbw datoteku ako se vaša kompanija tamo nalazi..

Ako vidite grešku "Pristup odbijen prilikom preimenovanja mape" (Windows)

• Otvorite Task Manager pomoću Ctrl + Shift + Esc.
• U Procesima, sortirajte po Nazivu i potražite: QBDBMgrN.exe, QBDBMgr.exe, QBCFMonitorService.exe, Qbw32.exe.
• Završite svaki proces i prihvatite upozorenje. Ovako uklanjate blokove za preimenovanje.

Kao provjeru ispravnosti sistema, preporučljivo je periodično provjeravati da li vašem računovodstvenom softveru treba ažuriranje platforme ili verzije. Rano otkrivanje znakova promjena sprječava probleme s performansama i kompatibilnošću.

čista reinstalacija

• Fizički medij: Ako imate DVD/USB pogon, umetnite ga i slijedite upute instalacijskog programa.
• Zvanično preuzimanje: Ako je vaša kupovina obavljena online, pristupite svom Intuit računu i preuzmite tačnu verziju za vas. Uvijek koristite službeni izvor..
• Tokom čarobnjaka, unesite broj proizvoda i licencu tačno onako kako se pojavljuju.
• Odaberite konfiguraciju koja odgovara vašem okruženju i kliknite na Instaliraj.
• Kada završite, otvorite QuickBooks. Na Windows serverima otvorite Upravitelj servera baze podataka za dijeljenje datoteka kompanije.

Aktivacija QuickBooksa

• Otvorite QuickBooks.
• Idite na Pomoć > Aktiviraj QuickBooks Desktop.
• Pratite čarobnjaka da biste potvrdili svoje podatke i dovršili aktivaciju. Bez aktivacije, neke funkcije su ograničene..

Početno podešavanje na Macu: kompanija, kontni plan i ključne informacije

Nakon instalacije i aktivacije, vrijeme je za postavljanje temelja. Otvorite čarobnjak za podešavanje kompanije i unesite naziv kompanije, poreski broj, poreski režim, valutu i preferencije. Što ga preciznije napravite, to će vaši izvještaji biti kvalitetniji..

Prilagodite Kontni plan svojim operacijama: prodaja, rashodi, banke, imovina i obaveze, sa podračunima kada vam je potrebna granulacija. QuickBooks s lakoćom obrađuje računovodstvene hijerarhijeZato iskoristite priliku da reflektujete svoju stvarnost.

Uvezite ili kreirajte svoju bazu podataka o kupcima i dobavljačima. Možete prenijeti CSV datoteku ili ručno unijeti podatke. Popunite uslove plaćanja, NIF/CIF i adrese kako bi se ubrzalo fakturiranje i usklađivanje.

Konfigurišite poreze i numerisanje dokumenata: stope PDV-a, poreze po odbitku, predloške faktura i ponude. Na macOS-u su ove postavke praktično grupisane u meniju aplikacije. Podešavanjem ovoga od početka izbjegavaju se kasnije korekcije..

Početak: fakture, kupovine, banke i izvještaji

Za generiranje faktura, registraciju usluga ili proizvoda, definiranje cijena i poreza te izdavanje faktura odaberite Kupci > Kreiraj fakturu. Aktivirajte automatske podsjetnike za plaćanje ako vam pomažu s trezorom. i dodajte interne bilješke gdje je to prikladno.

U odjeljku Kupovine i Obaveze (Fakture), evidentirajte fakture dobavljača, dodijelite ispravan trošak i definirajte datume dospijeća. Raspored plaćanja vas štedi od dodatnih troškova i žurbi u zadnji čas.

Usklađivanje bankovnih računa je osnova dobrog računovodstva. Povežite svoju banku ako je integracija dostupna ili uvezite izvode u kompatibilnom formatu. Označite transakcije, dodajte bilješke i uskladite ih barem jednom mjesečno.

Istražite sveobuhvatne izvještaje: dobit i gubitak, bilans stanja, novčani tok, starenje potraživanja i još mnogo toga. Prilagodite po datumu, troškovnom centru i filterima i sačuvajte svoje favorite. Pristup redovnim izvještajima samo jednim klikom ubrzava proces zaključivanja posla..

Ako upravljate obračunom plata, provjerite zakonsku pokrivenost u vašoj regiji i integrirajte potrebne dodatke. Provjerite poresku usklađenost prije obračuna plata i odbitaka.

Dobre prakse i održavanje

Redovno pravite sigurnosne kopije datoteka vaše kompanije (.qbw) i sačuvajte verziju izvan vašeg Mac računara (eksterni disk ili šifrirani oblak). Dokazana rezervna kopija je vaše osiguranje od katastrofe..

Redovno ažurirajte QuickBooks. Na Macu možete provjeriti ažuriranja unutar aplikacije; na Windowsu će vas ažuriranje obavijestiti kada ga otvorite. Ažuriranje ispravlja greške i poboljšava kompatibilnost.

Radi s ograničenim korisnicima i dozvolama. Ograničava osjetljive funkcije i evidentira ko je šta uradio i kada. Kontrola promjena olakšava revizije i sljedivost.

Dokumentuje ključne procese: izdavanje faktura, odobravanje kupovine, usklađivanja i zaključenja. Interni priručnik sprečava zavisnost od jedne osobe. i pojednostavljuje bolovanje i godišnji odmori.

QuickBooks Online: alternativa zasnovana na oblaku i resursi za obuku

Ako ne želite ništa instalirati i pristupati mu s bilo kojeg mjesta, QuickBooks Online je vrlo popularna opcija, posebno u SAD-u i Kanadi. Nudi postavke kompanije, kontni plan, kupce i dobavljače, fakture, priznanice, izvještaje i obračun plata. Između ostalih funkcija.

Dostupna je obuka na španskom jeziku s dvojnom terminologijom (engleski-španski) koja olakšava učenje ako radite s dvojezičnim interfejsima. Obično uključuje pristup primjeru kompanije i, kao bonus, dobro formatirane PDF materijale. Vođena praksa uveliko ubrzava krivulju učenja..

Osim toga, postoje i kursevi španskog jezika s fizičkom podrškom. Na primjer, QuickBooks Online video kurs španskog jezika dostupan je na Amazonu u USB formatu, koji uključuje i referentni priručnik. Ako kupite kompletan paket, uključen je i priručnik.što vas štedi od kupovine odvojeno.

Zaglavili ste? Zvanična podrška i pomoć

Kada naiđete na greške prilikom instalacije, aktivacije ili korištenja, počnite sa službenom bazom znanja i forumima QuickBooksa. Ako vam je potrebna direktna pomoć, referentna dokumentacija vas upućuje na telefonsku podršku na +1-802-778-9005 i e-poštu support@ebetterbooks.comU rijetkim slučajevima, traženje pomoći može vam uštedjeti sate.

Klasični sadržaj za obuku (fokusiran na Windows Pro/Premier)

Veliki dio historijskog instrukcijskog materijala za QuickBooks kreiran je za Windows, s posebnim fokusom na ranije verzije QuickBooks Pro i Premier (npr. 2011), tako da se ekrani i upute mogu razlikovati ako koristite drugo izdanje. Taj sadržaj ne pokriva QuickBooks Online ili QuickBooks Pro za Macali njegovi računovodstveni principi ostaju korisni.

Opći ciljevi učenja

• Kreirajte novu kompaniju u QuickBooksu i pokrenite je.
• Prilagodite unaprijed definirani kontni plan stvarnim potrebama kompanije.
• Otvorite i upravljajte zapisima svih računa bilansa stanja.
• Uskladite bankovni račun unutar QuickBooksa.
• Pratite transakcije kreditnim karticama.
• Izdavanje faktura kupcima i upravljanje njihovim ciklusom naplate.
• Generirajte prodajne narudžbe kada to ciklus zahtijeva.
• Šaljite izvode računa klijentima sa neizmirenim dugovanjima.
• Zabilježite naplatu i pripremite bankovne depozite.
• Izdati čekove i rasporediti iznose na odgovarajuće račune troškova.
• Rad sa računima imovine i obaveza unutar sistema.
• Registrujte fakture u računima dobavljača i zakažite plaćanja.
• Kreirajte i prilagođavajte izvještaje i grafikone.
• Sačuvajte dokumente i izvještaje u PDF formatu.
• Izvoz izvještaja u Microsoft Excel.
• Konfigurišite inventar i registrujte gotove proizvode.
• Upravljajte konverzijama mjernih jedinica.
• Razumjeti dostupne funkcije obračuna plata.
• Kreirajte i upravljajte budžetima ili ponudama.
• Kontrolirajte vrijeme projekta i kilometražu.
• Prilagodite prodajne obrasce.
• Kreirajte slova u Microsoft Wordu koristeći podatke iz QuickBooksa.

Za koga je to?

Idealan profil je neko ko se osjeća ugodno koristeći tastaturu i miš i ima osnovno razumijevanje Windows okruženja (na primjer, Windows 2000 ili druge verzije). Namijenjen je onima koji žele evidentirati financijske aktivnosti malih preduzeća.Obuhvata bankarstvo, imovinu, obaveze, zalihe, poreze i kupce. Nije tipičan kurs računovodstva: pretpostavlja se da imate osnovno razumijevanje računovodstvene terminologije i knjigovodstva.

Preduslovi

• Poznavanje Windows 2000 (ili drugih verzija).
• Osnovno znanje računovodstvenih principa i terminologije.
• Razumijevanje pročitanog engleskog jezika na osnovnom nivou.

Sadržaj po poglavljima

Poglavlje 1: Pokretanje

• Uvod u QuickBooks i filozofija korištenja.
• Navigacija po interfejsu.
• Najvažnije računovodstvene informacije koje su vam potrebne.
• Metrike za mjerenje profitabilnosti poslovanja.
• Kako pronaći pomoć dok radite.
• Pravilno zatvorite QuickBooks.
• Prebacivanje između datoteka kompanije.
• Korištenje QuickBooks File Managera.

Poglavlje 2: Priprema QuickBooksa

• Kreirajte novu kompaniju u QuickBooksu.
• Unesite podatke o kompaniji.
• Prilagodite QuickBooks svom poslovanju.
• Uspostavite računovodstveni sistem kompanije.
• Završite podešavanje datoteke kompanije.
• Sigurno zatvorite datoteku kompanije.

Poglavlje 3: Rad s listama

• Kako liste funkcionišu u QuickBooksu.
• Uredite kontni plan.
• Upravljajte listom klijenata i povezanim zadacima.
• Saradnja sa Centrom za zaposlene.
• Saradnja sa Centrom za dobavljače.
• Dodajte prilagođena polja.
• Upravljanje i održavanje liste.

Poglavlje 4: Bankovni računi

• Izdajte ček iz QuickBooksa.
• Koristite bankovne zapise.
• Umetnite rukom pisani ček.
• Prebacujte sredstva između računa.

Poglavlje 5: Ostali ključni kupci

• Dodatne vrste računa u QuickBooksu.
• Praćenje kreditnih kartica.
• Upravljanje računom imovine.
• Upravljanje računom obaveza.
• Razumijevanje računa kapitala.

Poglavlje 6: Evidencija prodaje

• Korištenje prodajnih obrazaca.
• Da biste ispravno popunili prodajni obrazac.
• Kreirajte novu stavku usluge.
• Upravljajte naplatom od dospjelih kupaca.
• Obradite prodajne narudžbe.
• Kontrola čekajućih narudžbi.

Poglavlje 7: Naplata i depoziti

• Zabilježite uplate kupaca.
• Primijenite plaćanja na otvorene fakture i izvršite depozite.

Poglavlje 8: Dobavljači i plaćanja

• Upravljanje obavezama prema dobavljačima.
• Korištenje QuickBooksa za fakturiranje/naplatu.
• Unos fakture dobavljača.

Poglavlje 9: Finansijska analiza

• Izvještaji i grafikoni za razumijevanje vašeg poslovanja.
• Kreirajte brze izvještaje.
• Kreirajte i prilagodite unaprijed definirane izvještaje.
• Sačuvajte izvještaje kao PDF-ove.
• Štampanje izvještaja.
• Izvoz izvještaja u Excel.

Poglavlje 10: Inventar

• Aktivirajte funkciju inventara.
• Registrujte artikle na inventaru.
• Upravljanje narudžbama proizvoda.
• Primjedba o inventaru.
• Unesite fakturu za inventar.
• Ručno podešavanje zaliha.
• Praćenje gotovih proizvoda.
• Upotreba mjernih jedinica.

Poglavlje 11: Porez na promet

• Pregled praćenja i plaćanja poreza na promet.
• Konfigurišite QuickBooks za upravljanje porezima.
• Primijenite porez na prodaju.
• Utvrdite poresku obavezu za prodaju.
• Izdajte ček nadležnom poreskom organu.

Poglavlje 12: Platni spisak

• Pregled praćenja platnih spiskova.
• Konfiguracija funkcionalnosti obračuna plata.
• Podaci o platnim listama zaposlenih.
• Izvršenje ciklusa obračuna plata.
• Praćenje obaveza po osnovu poreza na plate.
• Porezi vezani za plate.

Poglavlje 13: Budžeti i fakturiranje

• Kreirajte poslove/projekte i procjene.
• Napišite procjenu.
• Upravljajte više procjena.
• Generirajte fakturu na osnovu procjene.
• Izvještaji za procjene.
• Ažurirajte status poslova.

Poglavlje 14: Praćenje vremena

• Kako evidentirati vrijeme utrošeno na projekte.
• Naplatite kupcu utrošeno vrijeme.
• Izvještaji o projektu za vrijeme i druge analize.
• Konfigurišite elemente za mjerenje vremena vlasnika ili partnera.
• Plaćanje nezaposlenih za odrađeno vrijeme.

Poglavlje 15: Obrasci i pisma

• O QuickBooks obrascima.
• Prilagođavanje faktura.
• Dizajn prilagođenih šablona.
• Primijenite dizajn na sve obrasce.
• Korištenje QuickBooks pisama.

Poglavlje 16: Više valuta

• Rad sa više valuta.
• Viševalutna konfiguracija.
• Kupujte i prodajte u više valuta.

Kriterijumi evaluacije

Djelomično 1	20 bodova
Djelomično 2	20 bodova
Završni ispit	20 bodova
Sedmični zadaci	40 bodova
Minimalna posjećenost	80%

Opće informacije o kursu

Trajanje: 16 sati. Dana: Ponedjeljkom i srijedom | Utorkom i četvrtkom | Subotom. Sati: od 6:00 do 10:00 | od 09:00 do 01:00 Uključuje: udžbenik, grickalice, virtuelna učionica i certifikat.

Sa svim gore navedenim, sada imate mapu koju možete instalirati na svoj Mac, prilagoditi kompaniju, upravljati fakturama, kupovinama, bankovnim računima i izvještajima, te po potrebi obavljati popravke ili ponovne instalacije. Uz pravilnu pripremu, redovne sigurnosne kopije i određenu disciplinu, QuickBooks postaje vrhunski saveznik za vaše računovodstvo..