Ako svakodnevno koristite e-poštu na svom Macu, znate da to može biti blagoslov... ili prava noćna mora. Kada vam je inbox stalno prepun, lako je izgubiti važne poruke usred biltena, obavještenja i reklama. Dobra vijest je da aplikacija Mail za macOS ima mnogo trikova koji će vam pomoći da transformišete svoju e-poštu iz pretrpanog nereda u moćan alat. brutalna produktivnost u vašem svakodnevnom životu.
U ovom vodiču ćete naučiti kako organizirati poruke, grupne razgovore, kreirati moćna pravila i sve to kombinirati s opcijama za obavještavanje i organizaciju na macOS-u. Cilj je da vaš Mac radi s vama, a ne protiv vas, tako da prvo možete vidjeti šta je važno, a ostalo se rješava gotovo automatski. na autopilotu s nekoliko postavki.
Organizujte i klasifikujte e-poruke u aplikaciji Mail kako biste sve pronašli u hodu
Jedan od stubova za savladavanje pošte je učenje inteligentno sortirajte listu porukaProvjera pristigle pošte organizirane po datumu nije isto što i provjera sortirane po pošiljatelju ili veličini priloga, i ovisno o trenutku, jedna ili druga stvar mogu biti relevantnije.
U traci menija na vašem Mac računaru, unutar aplikacije Mail, možete otići na Prikaz > "Sortiraj po" i odaberite kriterije koji najbolje odgovaraju vašim potrebama u bilo kojem trenutku. Neki od najkorisnijih atributa su: ko je poslao e-poruku (Od), datum prijema, predmet ili čak veličina poruke kako biste locirali one ogromne e-poruke koje zauzimaju prostor.
Ako koristite prikaz kolona u aplikaciji Mail, imate još više kontrole. Možete Držite pritisnut taster Control i kliknite na zaglavlje Iz bilo koje kolone na listi poruka. Odatle ponovo odaberite "Sortiraj po" i odaberite željeni atribut (na primjer, Od, Naslov ili Veličina) i želite li ga u rastućem ili silaznom redoslijedu.
Ova metoda sortiranja po koloni je veoma praktična ako pregledavate mnogo e-poruka odjednom, jer vam omogućava da Reorganizujte svoju pristiglu poštu u sekundi bez potrebe za navigacijom kroz komplicirane menije. Idealno za grupno čišćenje ili pronalaženje određene e-pošte od nekoga među stotinama poruka.
Igranje s ovim opcijama sortiranja štedi vam mnogo vremena: možete sortirati po pošiljatelju da biste pronašli svu komunikaciju od klijenta ili po veličini da biste izbrisali poruke koje zauzimaju previše prostora i tako dalje. Oslobodite prostor na svom email računu i na Mac računaru.
Savladavanje email razgovora: jasne i uredne teme
Kada niz e-mailova postane predugačak, lako se izgubiti među odgovorima, prosljeđenim porukama i unakrsnim porukama. Mail za macOS grupira ove poruke u razgovori ili niti Dakle, sve ih imate sakupljene na jednom mjestu, ali vi odlučujete kako ćete ih pregledati. Ako koristite i Mail na iPhoneu, mnogi Osnovne funkcije aplikacije Mail na iPhoneu Slični su i pomoći će vam da održite konzistentnost između uređaja.
Da biste započeli određeni razgovor, sve što trebate učiniti je Kliknite na broj poruka koji se pojavljuje na vrhu niza poruka na listi poruka. Ovo prikazuje sve povezane e-poruke, što vam omogućava jednostavnu navigaciju između njih.
Ako želite da svi razgovori uvijek budu otvoreni, možete otići u meni aplikacije i odabrati Prikaz > Proširi sve razgovoreNa ovaj način, svaka nit će prikazati sve poruke koje sadrži, bez potrebe da ih otvarate jednu po jednu.
S druge strane, ako vam je pristigla pošta predugačka ili preopterećena, možete odabrati Prikaz > Sažmi sve razgovoreNa taj način se svaki razgovor sažima u jedan red, prikazujući samo najnoviju poruku, što prikaz pristigle pošte čini mnogo urednijim.
Mail vam također omogućava vizualno isticanje nizova poruka kako biste ih lakše pratili. Ovu opciju možete omogućiti u meniju Prikaz. Istakni razgovoreDakle, kada odaberete jednu od e-poruka u nizu, ostale povezane poruke će se pojaviti označene tako da ih možete prepoznati na prvi pogled.
Ako želite ići korak dalje, u meniju Pošta > Postavke > Prikaz Možete konfigurirati boju koja se koristi za označavanje razgovora ili onemogućiti ovaj efekat ako vam se ne sviđa. Osim toga, postoji još jedna vrlo praktična opcija: pod Prikaz > Prikaži povezane poruke, Pošta grupira i prikazuje povezane e-poruke zajedno u području za pregled, što vam pomaže da pratite cijeli razgovor bez da išta propustite.
Kreiranje pravila u aplikaciji Mail: ultimativni trik za automatizaciju pristigle pošte
Prava magija počinje u pravilima u Mailu. Pomoću njih možete označiti, premjestiti, proslijediti ili izbrisati određene e-poruke bez potrebe da ih dirate. U praksi, ona su način stvaranja sistema tako da Vaša pristigla pošta će biti organizirana prema vašim kriterijima..
Da biste počeli raditi s pravilima, otvorite Mail i idite na postavke pomoću prečice cmd + , (zarez) Ili iz menija Pošta > Postavke (ili Postavke, ovisno o verziji). Zatim idite na karticu „Pravila“. Tamo ćete vidjeti listu postojećih pravila (ako ste ih već kreirali) i dugmad za dodavanje novih.
Kada kreirate novo pravilo, otvara se prozor s nekoliko odjeljaka. Prvi korak je da mu date opisno ime, na primjer „Ponovno pošalji fakture“ ili „Bilten kao pročitan“Što je naziv jasniji, to će biti lakše razumjeti šta svako pravilo radi kada ih imate nekoliko.
Odmah ispod možete odlučiti da li će se pravilo primjenjivati kada su ispunjeni sljedeći uslovi. sve uslove koje definišete ili kada je bilo koji od njih ispunjen. Ovo je ključno: „sve“ funkcioniše kao logički I (svaki uslov mora biti ispunjen), dok „bilo koje“ funkcioniše kao ILI (pravilo se izvršava sve dok je ispunjen samo jedan).
U uslovima možete birati između mnoštva kriterija: pošiljalac, primalac, predmet, osobe koje su kopirane, sadržaj poruke, članstvo na mailing listi, da li e-pošta ima priloge, da li je neželjena pošta ili ne, itd. Također odlučujete o vrsti uslova (na primjer, „sadrži“, „ne sadrži“, „jednako je“, „počinje sa“, i druge varijacije) i napišete tekst ili adresu koju želite koristiti kao filter.
Konačno, potrebno je definirati koje će se radnje poduzeti kada se uvjeti ispune. Mail vam, između ostalog, omogućava da premjestite e-poštu u određeni poštanski sandučić, označite je kao pročitanu ili označenu zvjezdicom, proslijedite je na drugu adresu, izbrišete je, promijenite joj pozadinu ili boju teksta na listi poruka i mnoge druge opcije koje je čine... automatizacija je vrlo fleksibilna.
Kombinacija svih ovih elemenata (naziv, uslovi, tip podudaranja i akcije) je ono što će vam omogućiti da dizajnirate pravila prilagođena vašem radnom procesu. Pogledajmo neka praktična pravila koja vam mogu spasiti dan.
Pravilo 1: Automatsko prosljeđivanje određenih e-poruka na drugu adresu
Zamislite da želite da sve e-poruke od dobavljača, klijenta ili usluge stižu i na drugi račun (na primjer, vašu poslovnu e-poštu, e-poštu vaše računovodstvene firme ili adresu zajedničkog tima). Pomoću pravila za poštu možete... automatski prosljeđuju te poruke bez potrebe da to rade ručno svaki put
Da biste postavili ovo pravilo, kreirajte novo i dajte mu jasan naziv, na primjer, „Prosljeđi izvještaje u računovodstvo“. Zatim, u uvjetima, možete odabrati polje „Od“ (pošiljalac) i opciju „sadrži“, te unijeti adresu e-pošte pošiljatelja od kojeg želite sve proslijediti.
U odjeljku za radnje odaberite "Proslijedi poruku" i Napišite adresu na koju želite da vam se pošalju kopije.Mail čak nudi i opciju dodavanja kratkog teksta koji će biti umetnut u tijelo proslijeđene poruke, u slučaju da trebate navesti kontekst, iako je ovo opcionalno i možete ostaviti prazno ako vam nije potrebno.
Kada je ovo konfigurisano, svaki put kada stigne e-poruka koja ispunjava uslov (na primjer, da dolazi sa te određene adrese), Mail Automatski će ga poslati na drugi račun.Posebno je korisno ako radite s više računa ili ako želite da neko drugi bude obaviješten, a da se ne morate sjetiti da sve ručno proslijedite.
Pravilo 2: Označite nehitne e-poruke kao pročitane
Jedan od najvećih neprijatelja produktivnosti je prikazivanje mnoštva obavještenja u ikoni pošte. Često je taj broj ogroman jednostavno zbog biltena, obavještenja društvenih mreža ili poruka koje nisu hitne. Jednostavnim pravilom možete dati prioritet određenim porukama. Unesite ih direktno kao pročitane i nemojte povećavati brojač..
Da biste to uradili, vratite se na panel s pravilima i kreirajte novo pravilo. Dajte mu opisno ime, kao što je „Bilteni kao pročitani“. U uslovima se možete fokusirati na pošiljaoca ili predmet: na primjer, odaberite „Od“ koji sadrži adresu biltena ili „Predmet“ koji sadrži riječi poput „bilten“, „bilten“ ili naziv usluge.
Na dnu, pod akcijama, jednostavno odaberite "Označi kao pročitano". Također možete dodati i druge akcije ako želite, kao što je premještanje tih e-poruka u određenu mapu pod nazivom "Bilteni" kako bi se tamo pohranjivale na organiziran način, ali bitno je da E-poruka bi trebala prestati da se prikazuje kao na čekanju čim stigne..
Ova strategija je savršena za pošiljatelje koji šalju mnogo poruka dnevno ili sedmično, čiji sadržaj želite sačuvati, ali ne morate odmah provjeriti. Na ovaj način, kada otvorite Mail, vidjet ćete samo obavještenja koja Oni zaista zahtijevaju vašu hitnu pažnju..
Pravilo 3: Pošaljite određene e-poruke direktno u smeće
Postoje slučajevi kada ne želite potpuno odjaviti pretplatu na e-poštu pošiljatelja, ali ipak to želite. filtrirajte neke od svojih komunikacija u smećeNa primjer, primate korisne e-poruke od neke usluge, ali neke specifične obavijesti su potpuno nepotrebne.
Da biste kreirali ovo pravilo, dodajte novo pravilo i nazovite ga nešto poput „X Obavještenja u smeće“. Zatim definirajte uvjet na temelju naslova ili sadržaja poruke. Na primjer, možete koristiti „Naslov“ „sadrži“ i napisati nešto poput „Twitter Obavještenje“ ili određenu frazu koja se ponavlja u tim e-porukama koje ne želite vidjeti.
U odjeljku s radnjama odaberite "Premjesti poruku u smeće". Na taj način, svaki put kada stigne poruka s tim naslovom, Mail će je automatski premjestiti u smeće. Poslat će ga direktno u smeće bez ikakve vaše intervencije..
Ako ne želite riskirati brisanje tuđih e-poruka sa sličnim predmetima, pravilo možete poboljšati dodavanjem više uvjeta, na primjer, kombiniranjem polja "Od" sa specifičnom adresom e-pošte servisa i polja "Naslov" koje sadrži tu specifičnu frazu. Na taj način osiguravate da Filtriraju se samo e-poruke od ispravnog pošiljatelja..
Ova tehnika je komplementarna filterima za neželjenu poštu: dok neželjenu poštu obično blokiraju anti-spam filteri, ovdje definirate vrlo specifično čišćenje komunikacija koje poznajete i za koje ste odlučili da ih više ne želite vidjeti.
Pravilo 4: Oboji e-poruke kako bi se vizualno istaknule
Još jedan veoma zanimljiv alat unutar pravila je mogućnost promijeniti tekst ili boju pozadine poruke na listi pošte. Ovo ne mijenja sam sadržaj e-pošte, već samo način na koji se prikazuje u vašem inboxu, ali je idealno za isticanje prioriteta na prvi pogled.
Da biste to uradili, kreirajte novo pravilo i definišite uslove koji vas zanimaju: to može biti pošiljalac, domena e-pošte (na primer, sve one koje završavaju na @vasakompanija.com), ključne reči u naslovu kao što su "HITNO" ili "RAČUN" ili bilo koji drugi kriterijum koji želite da koristite za razlikovanje tih e-poruka.
U akcijama odaberite "Postavi boju teksta poruke" ili "Postavi boju pozadine poruke" i odaberite boju koju lako prepoznajete. Na primjer, možete Označite kritične e-poruke crvenom bojom, potvrđene e-poruke zelenom bojom ili e-poruke na koje je potreban odgovor plavom bojom.Vi odlučujete o sistemu.
Imajte na umu da ova promjena boje utiče samo na pregled u vašoj listi poruka u e-pošti. Ako otvorite e-poruku, sadržaj će i dalje izgledati normalno. Ideja je da, samo brzim pogledom na pristiglu poštu, možete vidjeti šta prvo treba riješiti, a šta može pričekati, bez potrebe da otvarate svaku e-poruku pojedinačno.
Ako kombinujete ovu tehniku boja sa dobrom organizacijom kolona i korištenjem razgovora, dobićete inbox u kojem Najvažnije informacije postaju očigledne u roku od nekoliko sekundi..
Neka macOS radi u vašu korist: pravilno konfigurirane obavijesti
Nije baš korisno imati organiziran sistem pošte ako vas Mac stalno prekida svakakvim obavještenjima. macOS-ov sistem obavještenja može biti vaš najbolji prijatelj ili vaš najgori neprijatelj, ovisno o tome kako ga konfigurirate. Ključno je dozvoliti samo ono što zaista dodaje vrijednost, a utišati ostalo. zaštitite svoje trenutke koncentracije.
Da biste prilagodili obavještenja, idite u Sistemske postavke (ili Postavke sistema, ovisno o verziji vašeg macOS-a) i pronađite odjeljak Obavještenja. Tamo ćete vidjeti listu svih vaših aplikacija, uključujući Mail, i možete... prilagodite ponašanje svakog od njih odvojeno.
Kada odaberete Mail, macOS vam omogućava da odaberete stil obavještenja: None (Ništa), Banner (Banner) ili Alert (Upozorenje). None (Ništa) znači da se na ekranu neće pojaviti nikakav iskačući prozor; Banner (Banner) je obavještenje koje se pojavljuje nekoliko sekundi, a zatim samo nestaje; a Alert (Upozorenje) ostaje dok ga ne zatvorite. Također možete isključiti zvukove, prikazati ili sakriti ikonu globusa u Docku i odlučiti da li prikaz Nedavno treba da prikazuje e-poruke.
Vrlo praktična preporuka je konfigurirati Mail s manje nametljivim obavijestima (na primjer, samo baneri ili nikakve) i pustiti da vam interna organizacija aplikacije kaže šta je hitno. Na taj način izbjegavate primanje nepotrebnih obavijesti. snimci ekrana obavještenja za svaku dolaznu e-poštušto je direktan put do kontinuirane distrakcije.
Pored pojedinačnih postavki, macOS uključuje i način rada Focus (ranije poznat kao "Ne uznemiravaj"), dostupan iz Kontrolnog centra. Možete Zakažite periode kada vam Mac neće prikazivati obavještenja ili ih ograničite ovisno o tome što radite, na primjer tokom radnog vremena ili vremena učenja.
Preporučuje se imati fiksno vrijeme koncentracije, na primjer, od 9 do 12 sati i od 16 do 18 sati, tokom kojeg aktivirate način rada fokusa koji blokira obavještenja iz pošte (i drugih aplikacija koje ometaju) i dozvoljava samo ono što je zaista neophodno. Ovo se konfiguriše iz Kontrolnog centra > Fokus, gdje možete definirati automatska pravila na osnovu vremena, lokacije ili čak aplikacije koju koristite.
Kalendar i podsjetnici: savršen dodatak vašoj e-pošti
Iako je Mail idealan za upravljanje komunikacijom, e-mail često podrazumijeva zadatak ili događaj koji ne želite propustiti. Tu dolaze do izražaja aplikacije Kalendar i Podsjetnici, koje se besprijekorno integriraju s Mailom. vaš radni tok na macOS-u i s vašim iCloud ili Google računima.
Aplikacija Kalendar je unaprijed instalirana na macOS-u i lako se otvara iz Launchpada ili Spotlighta. Odatle možete Kreirajte događaje s datumom, vremenom, obavještenjima i lokacijomOsim toga, možete im dodijeliti različite boje ovisno o vrsti: na primjer, jednu boju za posao, drugu za lične stvari, treću za online sastanke itd.
Ključ efikasnog korištenja Kalendara je brzo pretvaranje svake obaveze koja se pojavljuje u vašim e-porukama (sastanak, zakazana obaveza, rok projekta) u događaj, s podsjetnikom postavljenim unaprijed. Na taj način izbjegavate oslanjanje isključivo na pristiglu poštu i dobijate organizovaniji sistem. jasan pregled vaše sedmice ili mjeseca.
Da biste sve sinhronizovali na svim svojim uređajima, možete otići u Sistemske postavke > Internet računi i povezati svoje iCloud, Google, Exchange ili druge servisne račune (ako imate problema s povezivanjem, pogledajte Ovaj vodič će vam pomoći u rješavanju problema s povezivanjem.Na ovaj način, vaši kalendari, e-poruke i kontakti su centralizirani i Ažuriraju se u stvarnom vremenu između vašeg Maca, iPhonea i iPada..
S druge strane, aplikacija Podsjetnici idealna je za brze zadatke koji ne zahtijevaju puni termin u kalendaru, ali im je potreban podsjetnik u određeno vrijeme. Na primjer, odgovaranje na složenu e-poštu, upućivanje poziva predloženog putem e-pošte ili pregled prijedloga koji ste primili. Kreirate podsjetnik s datumom i vremenom i to je to - nema potrebe za popunjavanjem toliko detalja kao kod događaja u kalendaru.
Kombiniranjem Pošte s Kalendarom i Podsjetnicima osiguravate da se ništa važno ne izgubi u vašim e-porukama, jer se svaka poruka koja zahtijeva akciju pretvara u podsjetnik. savršeno isplaniran zadatak ili događaj.
Automatizacija rutina u macOS-u: više od Mail-a
Ako želite ići korak dalje, macOS nudi alate poput Automatora i Shortcuts kako biste automatizaciju podigli na još viši nivo. Možete automatizirati ne samo rukovanje e-poštom unutar Maila, već i... sistemske akcije povezane s vašim načinom rada.
Pomoću Automatora možete kreirati tokove rada koji, na primjer, automatski preuzimaju priloge iz određenih e-poruka u određenu mapu, konvertuju datoteke ili pokreću niz aplikacija na početku radnog dana i zatvaraju druge na kraju. Posebno je korisno ako vam je Mac primarni radni alat i uvijek se pridržavate iste rutine otvaranja i zatvaranja aplikacija.
Aplikacija Prečice, uključena u najnovije verzije macOS-a, omogućava vam da slične stvari radite na vizualniji i jednostavniji način. Možete kreirati prečicu koja, kada se aktivira, utišava obavještenja, otvara Mail i Kalendar, aktivira Focus Mode i stavlja vaše okruženje u mod "dubokog rada" uz samo nekoliko klikova.
Također je moguće postaviti uvjetne automatizacije, na primjer, aktiviranje određenog načina fokusiranja kada otvorite određenu aplikaciju (poput uređivača teksta ili aplikacije za uređivanje videa), i taj način rada Blokirajte obavještenja pošte dok radite sa tom aplikacijom.
Sve ovo nadopunjuje internu konfiguraciju programa Mail: dok pravila organiziraju vaše e-poruke, automatizacija u macOS-u upravlja vašim cjelokupnim okruženjem, pomažući u sprječavanju da vam e-pošta ometa fokus ili postane smetnja. izgovor za odugovlačenje svakih pet minuta.
Konačno, kada kombinujete efikasno korištenje pravila i prikaza za Mail, pametnu strategiju obavještavanja i podršku za Kalendar, Podsjetnike i automatizaciju, vaš Mac prestaje biti stalni izvor prekida i umjesto toga funkcioniše kao asistent koji vas obavještava samo kada je to potrebno, organizuje vašu e-poštu i podsjeća vas na vaše obaveze. Uz nekoliko dobro osmišljenih podešavanja, možete imati jasnu pristiglu poštu, obavještenja pod kontrolom i kalendar usklađen s vašim dnevnim prioritetima, što ga čini... Učinite svoje iskustvo korištenja pošte na macOS-u mnogo glatkijim, organiziranijim i efikasnijim..
